Положение
об отделе организационно-правовой, кадровой и финансовой работы управления архитектуры и градостроительства
Павлодарской области
1. Общие положения
1. Отдел организационно-правовой и кадровой работы (далее Отдел) является структурным подразделением управления архитектуры, градостроительства Павлодарской области и работает под руководством начальника управления.
2. Отдел осуществляет документационное, кадровое, правовое, финансовое и организационное обеспечение работы управления, контроль за соблюдением внутреннего распорядка, исполнительской и трудовой дисциплины.
3. В своей деятельности Отдел руководствуется законодательством Республики Казахстан, правовыми актами Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан, маслихата области, акимата области, Акима области, постановлениями коллегии управления, иными нормативными актами, Положением об управлении и Регламентом его работы, а также настоящим Положением.
4. Структура и штатная численность работников Отдела определяются начальником управления.
5. Работа Отдела осуществляется на основании квартальных планов, утвержденных начальником управления.
6. Отдел имеет круглую печать со своим наименованием на государственном языке.
2. Основные задачи Отдела
7. Основными задачами Отдела являются:
1) реализация единой государственной политики в сфере государственной службы управления в пределах своей компетенции;
2) организация документационного, кадрового, финансового, правового и организационного обеспечения работы управления;
3) контроль за соблюдением внутреннего распорядка, исполнительской и трудовой дисциплины;
4) организация административных процедур, способствующих бесперебойному функционированию управления по принятию решений, соблюдению прав и свобод работников управления.
3. Функции Отдела
8. Отдел осуществляет следующие функции:
1) разработка номенклатуры дел департамента, регламента работы аппарата управления, инструкции по делопроизводству и организация контроля исполнения, правил внутреннего трудового распорядка и дальнейшая разработка мероприятий по их совершенствованию;
2) составление перспективного и текущего планирования управления, а также коллегии управления;
3) разработка Положения об управлении и обеспечения его регистрации в органах юстиции;
4) оформление документов по приему на работу и увольнению с работы;
5) ведение личных дел, трудовых книжек работников управления и руководителей подведомственных учреждений;
6) подготовка и проведение конкурсов на занятие вакантных административных государственных должностей;
7) проведение служебных расследований по совершенным дисциплинарным проступкам государственных служащих, участие в работе дисциплинарной комиссии;
8) оформление и представление документов для проведения специальных проверок в ДКНБ области;
9) определение выслуги лет государственных служащих;
10) проведение аттестации государственных служащих;
11) организация сдачи деклараций государственных служащих;
12) разработка и утверждение квалификационных требований к категориям административных государственных должностей;
13) оформление приказов и контроль за их исполнением;
14) контроль за соблюдением внутреннего распорядка, исполнительской и трудовой дисциплины;
15) организация работы технических работников управления;
16) ведение учета рабочего времени по личному составу и табеля посещаемости государственных служащих и технических работников;
17) составление ежегодного графика отпусков и оформление приказов по очередным трудовым отпускам, учебным отпускам и отпускам без сохранения заработной платы;
18) составление ежемесячных, квартальных, годовых отчетов по кадрам;
19) организационно-контрольное обеспечение работы управления;
20) подготовка, ведение и оформление недельных планерок, совещаний, коллегии управления;
21) организация учета писем, заявлений и жалоб граждан, обеспечение в аппарате управления соблюдения законодательства по работе с письменными и устными обращениями граждан;
22) организация личного приема граждан руководством управления и начальниками отделов и контроль за исполнением поручений руководства, данных по его результатам;
23) составление отчетности по личному приему и обращениям граждан;
24) участие в подготовке и проведение встреч с населением области, круглых столов и т.п.;
25) организация делопроизводства и документационного обеспечения управления и контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
26) контроль за исполнением документов, находящихся на исполнении в отделах, а также решений, приказов и поручений руководства управления;
27) составление отчетности о документообороте в управлении;
28) организация работы по изготовлению и обеспечению учета, хранения и выдачи фирменных бланков управления, штампов и печати отдела;
29) организация работы по изготовлению и обеспечению учета, хранения и выдачи служебных удостоверений государственных служащих управления;
30) ведение архивного делопроизводства;
31) организация и обеспечение на государственный язык перевода текстовых материалов, жалоб, заявлений граждан и ответов на них;
32) организация и проведение обучения работников государственному языку;
33) разработка и юридическая экспертиза проектов нормативных правовых актов по вопросам входящих в компетенцию департамента;
34) осуществление юридической экспертизы соответствия требованиям законодательства проектов документов, подготавливаемых работниками управления;
35) разработка уставов, положений социальных учреждений, внесение изменений и дополнений, регистрация в органах юстиции;
36) представление в установленном порядке интересов управления в суде и других органах при рассмотрении правовых вопросов;
37) заключение договоров, регулирующих хозяйственные отношения, учет выполнения договорных обязательств;
38) организация и проведение правового всеобуча работников управления;
39) осуществлять контроль за своевременным и правильным оформлением финансовых документов и законностью совершаемых операций;
40) осуществлять контроль за правильным и эффективным расходованием средств в соответствие с открытыми лимитами и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в установленном порядке изменений;
41) производить начисление и выплату в срок заработной платы рабочим и служащим;
42) своевременно проводить расчеты, возникающие в процессе исполнения смет с государственными учреждениями и отдельными лицами;
43) участвовать в проведении инвентаризации денежных средств, материальных ценностей, своевременно и правильно определять результаты инвентаризации и отражать их в учете;
44) проводить инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
45) составлять и предоставлять в установленные сроки бухгалтерскую отчетность;
46) составлять и согласовывать с руководителем государственного учреждения (при отсутствии в штате работника экономической службы) смету расходов и расчеты к ней;
47) вести систематизированный учет положений, инструкций, методических указаний по вопросам учета и отчетности других нормативных документов, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
48) хранить документы по учетной политике, программы машинной обработки учетных данных, расчетов к ним, другие документы, а также сдача их в архив в установленном порядке.
4. Полномочия Отдела
9. В пределах своей компетенции Отдел имеет право:
1) запрашивать необходимые документы для обеспечения организационной работы департамента от других отделов, неведомственных учреждений и городских и районных ведомственных подразделений;
2) осуществлять в отделах управления проверку состояния делопроизводства, в том числе на государственном языке;
3) осуществлять в отделах управления проверку состояния контроля исполнения документов, решений, приказов и поручений руководства управления;
4) возвращать работникам управления документы, подготовленные с нарушением установленных правил их оформления и требовать их доработки;
5) докладывать руководству управления о несвоевременном или некачественном исполнении документов и поручений, находящихся на контрольном исполнении в отделах;
6) докладывать руководству управления о фактах нарушения внутреннего распорядка, исполнительской и трудовой дисциплины.
5. Руководство Отдела
10. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности начальником управления;
11. Начальник отдела подчиняется непосредственно начальнику управления;
12. Квалификационные требования к должности начальника отдела организационно-правовой, кадровой и финансовой работы, относящейся к категории D-O-4:
1) высшее профессиональное образование;
2) не менее полутора года стажа государственной службы, либо наличие не менее двух лет стажа работы в областях, соответствующих функциональным направлениям конкретной должности данной категории, либо обучение по государственным программам подготовки и переподготовки государственных служащих на основании государственного заказа;
3) знание Конституции Республики Казахстан, Закон Республики Казахстан «О государственной службе в Республике Казахстан», «О борьбе с коррупцией», «Об административных процедурах», «О нормативных правовых актах», «О языках в Республике Казахстан», Стратегии развития Казахстана до 2030 года, Правил служебной этики государственных служащих Республики Казахстан, утвержденных Указом Президента Республики Казахстан от 21 января 2000 года № 328, нормативных правовых актов Республики Казахстан, регулирующих отношения в областях, соответствующих специализации данной должности данной категории;
4) Умение работать на компьютере (владение программами Word, Excel, Access, E-mail, Internet), наличие навыков работы с оргтехникой (факс, ксерокс), желательно знание государственного языка.
13. Начальник Отдела:
1) осуществляет общее руководство отделом, распределяет обязанности между работниками Отдела, организует мероприятия по улучшению деятельности Отдела;
2) несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач;
3) обеспечивает реализацию единой государственной политики в сфере государственной службы в управлении в пределах своей компетенции;
4) разрабатывает планы работы Отдела и составляет отчет о проделанной работе Отдела;
5) разрабатывает Положение об отделе и должностные инструкции на работников Отдела, технических работников;
6) разрабатывает регламент работы управления, инструкцию по делопроизводству управления и другие документы, регламентирующие деятельность управления;
7) организует работу технических работников управления;
8) составляет свод по управлению перспективного и текущего планирования, а также коллегий управления;
9) осуществляет служебное и секретное делопроизводство;
10) готовит представления на работников управления на их поощрения, награждения и т.п.;
11) принимает участие в работах комиссией управления по приказу начальнику управления;
12) осуществляет консультации обращающихся граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
13) составляет необходимую информацию, сведения, отчеты, доклады, ответы на письма, обращения граждан и т.п. по вопросам, относящихся к компетенции Отдела;
14) вносит руководству предложения по улучшению работы отдела, представления о назначении и освобождении работников Отдела, их поощрений и наложении на них взысканий и т.д.;
15) постоянно работает над повышением своего профессионального и квалификационного уровня, изучает государственный язык, участвует в работе различных обучающих семинаров и конференций;
16) выполняет другие поручения руководства управления;
17) начальник отдела в праве заниматься (согласно ст. 10 Закона Республики Казахстан «О государственной службе в Республике Казахстан») педагогической, научной, иной творческой деятельностью без ущерба основной работе согласно заявления;
18) на время отсутствия начальника, руководство Отделом возлагается на главного специалиста отдела.
6. Ответственность
14. Ответственность за выполнение возложенных на отдел функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела.
15. Степень ответственности других специалистов отдела устанавливается действующими должностными инструкциями, настоящим Положением и законодательством о государственной службе.
16. Специалисты несут ответственность за:
1) своевременное, добросовестное и качественное выполнение функций в соответствие с должностными обязанностями;
2) соблюдение правил внутреннего распорядка, исполнительской и трудовой дисциплины;
3) рациональную организацию труда;
4) содержание в надлежащем порядке материально-технической базы Отдела;
5) обеспечение оптимального морально-психологического климата в Отделе и коллективе управления;
6) специалисты Отдела вправе заниматься (согласно ст. 10 Закона Республики Казахстан «О государственной службе в Республике Казахстан») педагогической, научной, иной творческой деятельностью без ущерба основной работе по заявлению.
7. Взаимодействие Отдела
17. Отдел взаимодействует:
1) с аппаратами Акимов области, городов и районов и другими государственными органами по вопросам, касающихся исполнения задач и функций Отдела в пределах прав и обязанностей, определенных Положением отдела;
2) с отделами управления, подведомственными учреждениями, городскими и районами ведомственными органами, а также с правоохранительными и надзорными органами по вопросам, касающихся исполнения основных задач и функций Отдела;
3) с управлением Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы Павлодарской области по вопросам деятельности кадровой службы управления в соответствии с требованиями Законов Республики Казахстан «О государственной службе в Республике Казахстан», «О борьбе с коррупцией» и «О национальной безопасности».
18. Деятельность Отдела не освобождает другие отделы управления от ответственности за состояние работы с документами;
8. Изменения и дополнения
19. В случае производственной необходимости в настоящее Положение могут быть внесены изменения и дополнения.